Comment réussir le déménagement de son entreprise ?

Une entreprise peut avoir plusieurs raisons de déménager. Parfois l’expansion d’activité d’une entreprise, la fusion entre deux filiales, une mauvaise image de la marque dégagée par l’emplacement de l’entreprise ou bien tout simplement des charges excessives, peuvent rendre les locaux trop étroits, peu adaptés laissant peu de place.

Tous ces critères ne laisse plus le choix aux entreprises, elles doivent déménager et cela ne s’improvise pas. Selon les caractéristiques de chaque entreprise, comme la taille par exemple, le déménagement est à appréhender différemment et à l’avance. Il est important que le déménagement se passe bien car un bon déménagement permettra un meilleur changement dans l’organisation de l’entreprise.

Une anticipation est nécessaire avant la préparation du déménagement.

 ANTICIPATION :

Avant toute chose, lors d’un déménagement d’entreprise, les questions à se poser sont les suivantes :

  • Pourquoi déménager ?
  • Comment se préparer ?
  • Combien cela va t-il coûter ?

Faut-il passer par un prestataire ?

En répondant à ses questions, l’entreprise est amenée à définir les enjeux et les contraintes d’un déménagement.

Pourquoi ce déménagement ?

Afin de répondre à cette question il faut peser le pour et le contre, pour cela il sera nécessaire d’entretenir un cahier de notes résumant
et décrivant les détails de la structure de départ avec les attentes pour le nouvel endroit. Un déménagement peut permettre de limiter les dépenses après la diminution de la masse salariale.

Combien cela va coûter ?

Il sera nécessaire d’évaluer les coûts 
car :

Un déménagement implique de transférer tout le matériel de l’entreprise comme les bureaux, ordinateurs, armoires. Il faut compter par exemple 150 euros par poste de travail.

Faut-il passer par un prestataire ?

Bien évidemment il sera plus judicieux de passer par un prestataire à conditions de choisir le bon prestataire.

Passer par un prestataire, qui est un spécialiste, permet d’éviter les erreurs et ainsi la perte d’argent dans le déménagement en fonction de la taille de votre entreprise. Le travail du prestataire vous permettra d’obtenir une estimation assez précise par rapport à votre cahier de notes préalablement établi. Faites jouez la concurrence bien entendu car les prix peuvent varier. Soyez vigilant concernant les délais, les coûts, les clauses de pénalités et de résultat en cas d’incident.

Une fois l’anticipation établie, la préparation du déménagement de l’entreprise peut commencer.

PRÉPARATION :

 La préparation débute par le respect de la loi dans un premier temps. La constitution d’une équipe doit être déterminée afin d’avoir une meilleure organisation et bien sure anticiper les tensions.

 Prévenir le CE et le CHSCT de votre projet est indispensable car autrement un déménagement sans leur connaissance est considéré comme un délit. Afin de donner une efficacité supplémentaire au projet, il est préférable de faire participer les représentants du personnel de votre entreprise.

 L’étape suivante est de constituer une équipe pour le projet, car le déménagement de l’entreprise est un projet à part entière.
Il est nécessaire de nommer un chef de projet qui managera une équipe dédiée au projet afin maintenir une certaine continuité dans la préparation du déménagement. Pensez à des personnes de remplacement au cas où.

 Le déménagement de l’entreprise va vous permettre de vous organiser afin de repartir sur de bonnes bases pour un nouveau commencement.

Un déménagement est donc l’occasion de réfléchir à quelle structure vous souhaitez que votre espace ressemble. Organisez-vous.

 Enfin il est indispensable d’anticiper d’éventuels tensions

Les changements peuvent impliquer des changements d’habitudes qui peuvent être difficile à assimiler pour certains.

Certaines personnes peuvent vivre ces changements comme des bouleversements peuvent être vécus avec beaucoup de stress. Il faut rester proche et communiquer régulièrement avec vos salariés, les maintenir au courant des modifications que provoquera le déménagement afin de les aider à accepter et se familiariser avec les changements qui vont avoir lieu.

stephane